Fachspezialist:in Bewilligungen (m/w/d)
Immigration Policy Lab
Zürich, Switzerland
Fachspezialist:in Bewilligungen (m/w/d)
70%, Zürich, befristet
In der Abteilung Campus Services unterstützen wir Lehre, Forschung und Verwaltung in den Bereichen Logistik, Mobilität und Veranstaltungen. Wir stellen zudem ein umfassendes Informationsmanagement sowie die Orientierung an der ETH Zürich sicher und verantworten das Gastronomie- und Detailhandelsangebot.
Für die Sektion Events und Partner Organisations suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine initiative und selbständig arbeitende Persönlichkeit als Fachspezialist:in Bewilligungen (m/w/d) in der Gruppe Eventsupport.
Stellenbeschreibung
Was dich in dieser Rolle erwartet
In dieser Funktion sorgst du dafür, dass Veranstaltungen und Aktivitäten auf allen ETH-Flächen und an allen Standorten korrekt, sorgfältig und lösungsorientiert bewilligt werden.
Du begleitest Anfragen von Anfang bis Ende und bist für Veranstalter:innen eine kompetente, verlässliche Ansprechperson. Dabei stellst du sicher, dass Vorgaben eingehalten werden – und suchst gleichzeitig nach praktikablen Lösungen im Spannungsfeld von Interessen, Machbarkeit und Verantwortung.
Konkret bedeutet das:
- Beratung interner und externer Kund:innen zu Veranstaltungen und Aktivitäten unter Berücksichtigung der geltenden Vorgaben und Richtlinien der ETH Zürich
- Selbstständige Prüfung und Beurteilung von Bewilligungsanfragen hinsichtlich Machbarkeit, Durchführbarkeit sowie möglicher Auswirkungen mit besonderem Fokus auf Sicherheit, Qualität und Reputation der ETH
- Vorbereitung von Bewilligungsentscheiden, klare Kommunikation der Entscheide sowie Überprüfung der Einhaltung der erteilten Auflagen; zudem Bearbeitung von Rekursverfahren
- Unterstützung weiterer Fachbereiche innerhalb der Gruppe sowie gruppenübergreifend bei Bedarf
Profil
Du arbeitest gerne strukturiert, übernimmst Verantwortung und fühlst dich in einem dienstleistungsorientierten Umfeld wohl. Gleichzeitig behältst du auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick.
- Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (mind. 3‑jährige Lehre) sowie mehrere Jahre Berufserfahrung im administrativen Bereich
- Strukturierte, zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise mit ausgeprägter Planungs‑ und Organisationsfähigkeit
- Schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, sich rasch in neue Themengebiete einzuarbeiten
- Sehr gutes räumliches Vorstellungsvermögen sowie eine vernetzte und analytische Denkweise
- Idealerweise Erfahrung im Projektmanagement
- Hohe IT‑Affinität, sehr gute MS‑Office‑Kenntnisse und idealerweise Erfahrung mit CRM‑Systemen
- Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung, Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen
- Resilienz, Durchsetzungsvermögen und ausgeprägte Teamorientierung
Arbeitsort
Arbeitsort
Wir bieten
Dein Beruf mit Wirkung: Werde Teil der ETH Zürich, die nicht nur deine berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt.
Arbeiten beim Vizepräsidium für Infrastruktur und Nachhaltigkeit (VPIN) bedeutet, die Zukunft der ETH Zürich aktiv mitzugestalten - eine inspirierende, internationale und innovative Institution. Dein Engagement schafft beste Voraussetzungen für Exzellenz in Lehre, Forschung, Wissenstransfer und Nachhaltigkeit der ETH Zürich.
In einer offenen, inspirierenden Atmosphäre bilden Vertrauen, Verlässlichkeit und gegenseitiger Respekt das Fundament unserer Zusammenarbeit. Wir bieten dir nicht nur Sicherheit, sondern auch vielfältige Weiterentwicklungsmöglichkeiten. Bei uns erwartet dich eine sinnstiftende Arbeit in einem innovativen und wertschätzenden Umfeld, das du mitgestalten kannst und das dir neue Perspektiven eröffnet.
- An der ETH Zürich erwartet dich ein dynamisches, internationales Umfeld
- Es erwartet dich Gestaltungsspielraum und praxisnahe und kreative Lösungen sind sehr willkommen
- Flexible, gemeinsam gestaltbare Arbeitsmodelle
- Wir leben: Lifelong Learning
- Vergünstigungen wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, breites Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung, attraktive Vorsorgeleistungen etc.
Diversität und Nachhaltigkeit sind uns wichtig
Neugierig? Sind wir auch.
Dann freuen wir uns auf deine Online-Bewerbung mit:
- Motivationsschreiben
- Lebenslauf
- Arbeitszeugnisse und Diplome
Bitte bewirb dich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail oder Post werden nicht berücksichtigt.
Weitere Informationen über die Abteilung Campus Services findest du auf unserer Webseite. Für Auskünfte steht dir Frau Germaine Gähler, E-Mail germaine.gaehler@services.ethz.ch (keine Bewerbungsunterlagen), gerne zur Verfügung.
Gerne weisen wir darauf hin, dass die Vorselektion durch die verantwortlichen Rekrutierenden und nicht durch künstliche Intelligenz durchgeführt wird.
Für Personalvermittlungen gelten die AGB der ETH Zürich