Office Manager:in am Institut für Programmiersprachen und -systeme (m/w/d)
Immigration Policy Lab
Office Manager:in am Institut für Programmiersprachen und -systeme (m/w/d)
80%-100%, Zürich, unbefristet
Das Institut für Programmiersprachen und -systeme gehört zum Departement Informatik an der ETH Zürich. In dieser abwechslungsreichen Position unterstützen Sie mehrere Professoren und ihre Teams in administrativen und organisatorischen Aufgaben und übernehmen dabei eine koordinierende Rolle mit einem vielseitigen Tätigkeitsbereich. Es erwartet Sie eine spannende Aufgabe mit viel Eigenverantwortung in einem internationalen, lebendigen und anspruchsvollen Arbeitsumfeld. Der Stellenantritt ist per sofort oder nach Vereinbarung.
Stellenbeschreibung
Administrative Unterstützung:
- Sie unterstützen die Professoren aktiv bei verschiedenen administrativen und organisatorischen Aufgaben.
- Sie pflegen vielfältige Kontakte mit internen und externen Stellen in einem global ausgerichteten Netzwerk.
Personalmanagement:
- Sie begleiten Ein- und Austritte, beraten die Forschungsgruppen in vielfältigen administrativen Fragen und verwalten Personaländerungen.
- Sie betreuen akademische Gäste.
Finanzmanagement:
- Sie verantworten die Verwaltung von Mitteln und Budgets, koordinieren Rechnungen und Spesenabrechnungen und betreuen Projekte einschliesslich des Reportings.
Events:
- Sie planen Veranstaltungen und begleiten deren Durchführung, wie z.B. Retreats, Workshops und Team Events.
Web Auftritt:
- Sie pflegen die Websites der Gruppen.
Profil
- Sie haben eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen und verfügen über einige Jahre Berufserfahrung als Office Manager:in.
- Sie arbeiten sorgfältig, haben ein Auge für Details und behalten auch in komplexen Situationen den Überblick.
- Eine schnelle Auffassungsgabe und Flexibilität unterstützen Sie dabei, die täglichen Aufgaben effizient zu meistern.
- Teamarbeit bereitet Ihnen Freude. Mit Ihrer ausgeprägten Sozialkompetenz und Ihren kommunikativen Fähigkeiten tragen Sie zu einer positiven und kollegialen Atmosphäre bei.
- Sie sind engagiert, selbstständig, verantwortungsbewusst und arbeiten proaktiv.
- Sie sind versiert im Umgang mit Computern und diverser Software.
- Sie beherrschen Deutsch stilsicher und verfügen über sehr gute Englischkenntnisse – die Kommunikation im Institut erfolgt überwiegend auf Englisch.
Arbeitsort
Arbeitsort
Wir bieten
- Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen, internationalen Umfeld.
- Das Institut zeichnet sich aus durch eine offene Atmosphäre und einen freundlichen, kollegialen Umgang.
- In Ihrer Funktion an einer der international renommiertesten Universitäten tragen Sie zu exzellenter Lehre und innovativer Forschung bei.
- Die ETH Zürich bietet vielfältige Kurse und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie Vergünstigungen wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, das breite Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung, etc.
Diversität und Nachhaltigkeit sind uns wichtig
Neugierig? Sind wir auch.
Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:
- Bewerbungsschreiben
- Lebenslauf
- Zeugnisse
Weitere Informationen über unser Institut finden Sie auf unserer Webseite sowie auf den Seiten der Professoren Jung, Müller und Püschel. Für Auskünfte steht Ihnen Sandra Schneider, sandra.schneider@inf.ethz.ch, gerne zur Verfügung (keine Bewerbungsunterlagen).
Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.
Gerne weisen wir darauf hin, dass die Vorselektion durch die verantwortlichen Rekrutierenden und nicht durch künstliche Intelligenz durchgeführt wird.
Für Personalvermittlungen gelten die AGB der ETH Zürich.