Assistenz der Vizepräsidentin (m/w/d)

Als Assistenz der Vizepräsidentin sind Sie zentrale Anlaufstelle und Drehscheibe für alle organisatorischen Belange der Vizepräsidentin:

• Die umfassende Planung, Koordination und Priorisierung des Terminkalenders der Vizepräsidentin inklusive Reiseorganisation liegt in Ihrer Verantwortung
• Mit vorausschauendem Blick steuern Sie komplexe Abläufe und agieren als zentrale Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern
• Sie sorgen für einen reibungslos abgestimmten Tagesablauf unter Berücksichtigung von Abhängigkeiten sowie vor- und nachgelagerten Terminen und Verpflichtungen
• Sie stehen in engem Austausch mit anderen Assistenzfunktionen in den verschiedenen Schulleitungsbereichen und Abteilungen
• Bei internen Sitzungen führen Sie Protokoll und behalten die Umsetzung von Beschlüssen und Aufgaben im Auge
• Die Planung und Koordination interner Kommunikationsprozesse erfolgt - je nach Thema - auch in enger Zusammenarbeit mit den Kommunikationsverantwortlichen im VPWW
• Relevante Aktivitäten koordinieren Sie zweimal wöchentlich in enger Abstimmung mit der Chief of Staff
• Einladungen zu Veranstaltungen und Anlässen erstellen, gestalten und versenden Sie zielgruppengerecht
• Reden und schriftliche Beiträge der Vizepräsidentin prüfen Sie auf inhaltliche Konsistenz, sprachliche Qualität und Angemessenheit
• Als erste Ansprechperson koordinieren Sie zudem interne und externe Anspruchsgruppen sowie Besucherprogramme.
• Administrative Aufgaben wie Postbearbeitung, Dokumentenmanagement und Prozessunterstützung übernehmen Sie routiniert
• HR-Workflows pflegen und verwalten Sie strukturiert und termingerecht
• Anfallende Ad-hoc-Aufträge im direkten Umfeld der Vizepräsidentin bearbeiten Sie effizient und umsichtig

Die Stelle erfordert eine hohe Präsenz vor Ort, um den laufenden Bürobetrieb sicherzustellen und jederzeit eine verlässliche Erreichbarkeit im Namen der Vizepräsidentin zu gewährleisten.

• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion auf Executive-Level und in einer vergleichbar komplexen, multikulturellen Organisation
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, proaktive und vorausschauende Arbeitsweise
• Professionelles, souveränes Auftreten und ausgeprägte Serviceorientierung – verbunden mit diplomatischem Geschick sowie einem politischen Gespür in sensitiven Situationen.
• Sehr gute kommunikative Fähigkeiten und Sicherheit im Umgang mit unterschiedlichen, anspruchsvollen Zielgruppen und Kommunikationsformaten
• Solide Erfahrung, auch unter Zeitdruck mehrere Aufgaben parallel zu steuern, Prioritäten richtig zu setzen und eigenständig Lösungen auszuarbeiten.
• Hohe Flexibilität, Zuverlässigkeit, Genauigkeit und absolute Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift