Administrative Assistenz am Labor für Anorganische Chemie (m/w/d)

Administration Personelles

Sie sind verantwortlich für einen Teil der wissenschaftlichen und technischen Mitarbeitenden (Professor, leitende wissenschaftliche Mitarbeitende, Doktorierende, Postdoktorierende usw.). Sie koordinieren den gesamten Mitarbeiterzyklus (vom Eintritt bis zum Austritt) zusammen mit der Personalabteilung.

Sie sind verantwortlich für wissenschaftliche Kurzzeitmitarbeitende/Gäste (reguläre Studierende, Projektmobilitätsstudierende, Praktikant:innen, Kooperationspartner:innen, akademische Gäste, Gastprofessor:innen, Gastdozierende). Dies beinhaltet insbesondere die Koordination des Aufenthalts von Anfang bis Ende zusammen mit den zuständigen Stellen (ETH intern: Personalabteilung, Mobilitätsstelle, Akademische Dienste, Housing und externe Stellen wie Behörden), einschließlich Unterkunft, Kostenerstattung und sonstiger Angelegenheiten.

Finanzen

• Proaktive Finanzplanung/Budgetierung von Projekten, die von der EU, dem Schweizerischen Nationalfonds, Innosuisse, ausländischen öffentlichen Förderagenturen, Industriepartnern usw. sowie aus internen Mitteln finanziert werden
• Berichterstattung: Finanzielle Berichterstattung zu Projekten in Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung, Koordination der wissenschaftlichen Berichterstattung gemeinsam mit den wissenschaftlichen Projektleitern
• Unterstützung bei der Einhaltung der Richtlinien der Förderagenturen bezüglich des Zugangs zu wissenschaftlichen Artikeln, Zahlung/Abwicklung von Publikationsgebühren an wissenschaftliche Zeitschriften
• Bestellungen – interne und externe Lieferanten (Laborgeräte, Dienstleistungen, Verbrauchsmaterialien, Büromöbel)
• Involviert in die Planung/Buchung von Reisen inkl. Reisekostenerstattungen (wissenschaftliche Konferenzen, Projektbesprechungen im Ausland usw.) gemäß den Vorschriften der Projektförderer
• Verschiedene Aufgaben: Rechnungen, monatliche Kreditkartenabrechnung, Reisestornierungen und Meldung an die Versicherung etc.

Für diese verantwortungsvolle und vielseitige Position bringen Sie idealerweise folgende Ausbildungen, Erfahrungen, Eigenschaften und Kompetenzen mit:

• Neben einer abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung verfügen Sie über mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren administrativen Funktion, idealerweise im Hochschulumfeld.
• Sie arbeiten sehr selbstständig, strukturiert und zuverlässig, behalten auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick und setzen Prioritäten richtig.
• Sie sind dienstleistungsorientiert, diskret und teamfähig.
• Dank Ihrer raschen Auffassungsgabe gehen Sie gekonnt mit sehr unterschiedlichen und wechselnden Anforderungen um und arbeiten sich flexibel in interne Spezialprogramme ein.
• Sie beherrschen die gängigen MS-Office-Programme sehr gut, von Vorteil sind auch Kenntnisse von macOS.
• Sie verfügen über stilsicheres Deutsch und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Eigeninitiative, vorausschauendes Arbeiten und ausgeprägtes Organisationstalent runden Ihr Profil ab.