PT - Standar TDR Clasificado Monitoramento e Relatórios de Projetos
Apoiar o supervisor no monitoramento da implementação do projeto e do desempenho financeiro para garantir a conformidade com as regras, regulamentos e padrões de relatórios do UNOPS. Preparar e manter relatórios de desembolso financeiro e atualizações de progresso em coordenação com Finanças e unidades relevantes. Manter documentação abrangente do projeto, incluindo registros financeiros, arquivos de auditoria e lançamentos no Enterprise Resource Planning (ERP) (oneUNOPS), garantindo precisão e integridade. Acompanhar orçamentos do projeto, fluxo de caixa e despesas. Identificar variações, propor revisões orçamentárias e iniciar ações corretivas quando necessário. Registrar dados e atualizações do projeto em logs e registros relevantes, garantindo a precisão das informações para relatórios e auditorias. Elaborar atas de reuniões, acompanhar pontos de ação e auxiliar na compilação de relatórios periódicos de desempenho do projeto e relatórios de encerramento.
Apoio à Implementação e Entrega de Projetos
Auxiliar na execução cotidiana do projeto, garantindo a adesão às metodologias de gestão de projetos do UNOPS, às regulamentações financeiras e aos padrões de qualidade. Apoiar a preparação, alteração e monitoramento de planos de trabalho do projeto, acordos e revisões orçamentárias. Facilitar a comunicação entre parceiros, prestadores de serviços e equipes internas para garantir a entrega oportuna das atividades do projeto. Acompanhar marcos do projeto, riscos e questões, mantendo registros atualizados e auxiliando no planejamento de mitigação. Apoiar a preparação e revisão de faturas de contratados, a verificação de documentos comprobatórios e a coordenação das entregas. Contribuir para a identificação de gargalos operacionais ou administrativos e propor soluções práticas para aumentar a eficiência do projeto.
Apoio Operacional e Administrativo
Fornecer assistência administrativa nas operações do projeto, incluindo coordenação de RH, planejamento de aquisições e arranjos logísticos. Apoiar a preparação de Terms of Reference (ToRs), contratos e ordens de compra. Revisar a documentação de suporte antes do envio para aprovação. Coordenar e organizar workshops, treinamentos, reuniões e missões, garantindo arranjos logísticos, financeiros e de viagem oportunos. Articular-se com as unidades de Finanças, RH e Aquisições para processar pagamentos, monitorar compromissos e garantir a conformidade com os sistemas de controle interno. Manter a correspondência, os registros e os sistemas de arquivamento do projeto de acordo com as políticas de gestão documental do UNOPS. Apoiar os processos de integração, indução e gestão de contratos para o pessoal do projeto e consultores.
Gestão Financeira e de Aquisições
Auxiliar na preparação de orçamentos do projeto, previsões e relatórios de despesas, garantindo precisão e envio oportuno. Monitorar transações financeiras, desembolsos e pagamentos a fornecedores em conformidade com as Regras e Regulamentos Financeiros do UNOPS. Revisar e reconciliar contas do projeto, garantindo que as despesas estejam alinhadas com os orçamentos aprovados e planos de trabalho. Coordenar processos de aquisição, incluindo a preparação de requisições, apoio à avaliação e acompanhamento de contratos e ordens de compra. Facilitar a comunicação com fornecedores, gerenciar a documentação para atividades de aquisição e financeiras e garantir a entrega oportuna dos serviços. Apoiar auditorias do projeto mantendo documentação financeira completa e auxiliando na implementação das recomendações de auditoria.
Construção e Compartilhamento de Conhecimento
Apoiar a organização, facilitação e realização de treinamentos e sessões de aprendizagem em gestão de projetos. Participar de iniciativas de compartilhamento de conhecimento e Comunidades de Prática (CoPs), contribuindo com insights e lições aprendidas. Realizar pesquisas sobre temas relacionados à gestão de projetos e contribuir para a elaboração de relatórios, resumos e notas informativas. EN - Standar TDR Clasificado
Project Monitoring and Reporting
Support the supervisor in monitoring project implementation and financial performance to ensure compliance with UNOPS rules, regulations and reporting standards. Prepare and maintain financial disbursement reports and progress updates in coordination with Finance and relevant units. Maintain comprehensive project documentation, including financial records, audit files and Enterprise Resource Planning (ERP) entries (oneUNOPS), ensuring accuracy and completeness. Track project budgets, cash flow and expenditures. Identify variances, propose budget revisions, and initiate corrective actions when necessary. Record project data and updates in relevant logs and registers, ensuring information accuracy for reporting and audits. Take minutes of meetings, track action points, and assist in compiling periodic project performance reports and completion reports
Project Implementation and Delivery Support
Assist in day-to-day project execution, ensuring adherence to UNOPS project management methodologies, financial regulations and quality standards. Support the preparation, amendment, and monitoring of project work plans, agreements and budget revisions. Facilitate communication between partners, service providers and internal teams to ensure the timely delivery of project activities. Track project milestones, risks and issues, maintaining updated records and assisting with mitigation planning. Support preparation and review of contractors’ invoices, verification of supporting documents, and coordination of deliverables. Contribute to identifying operational or administrative bottlenecks and propose practical solutions to enhance project efficiency.
Operational and Administrative Support
Provide administrative assistance in project operations, including HR coordination, procurement planning and logistical arrangements. Support the preparation of Terms of Reference (ToRs), contracts and purchase orders. Review supporting documentation before submission for approval. Coordinate and organize workshops, trainings, meetings and missions, ensuring timely logistical, financial and travel arrangements. Liaise with Finance, HR and Procurement units to process payments, monitor commitments, and ensure compliance with internal control systems. Maintain project correspondence, records and filing systems in accordance with UNOPS document management policies. Support onboarding, induction, and contract management processes for project personnel and consultants.
Financial and Procurement Management
Assist in the preparation of project budgets, forecasts, and expenditure reports, ensuring accuracy and timely submission. Monitor financial transactions, disbursements, and vendor payments in alignment with UNOPS Financial Rules and Regulations. Review and reconcile project accounts, ensuring that expenditures align with approved budgets and work plans. Coordinate procurement processes, including requisition preparation, evaluation support, and tracking of contracts and purchase orders. Facilitate communication with vendors, manage documentation for procurement and financial activities, and ensure timely service delivery. Support project audits by maintaining complete financial documentation and assisting in implementing audit recommendations.
Knowledge Building and Sharing
Support the organization, facilitation and delivery of training and learning sessions on project management. Participate in knowledge-sharing initiatives and Communities of Practice (CoPs), contributing insights and lessons learned. Conduct research on project management-related topics and contribute to the drafting of reports, summaries and briefing notes |
